Elf maatregelen tegen fraude in je onderneming

Fraude kan veel schade opleveren voor je onderneming, niet alleen in termen van geld, maar ook als het om onderling vertrouwen gaat. Met deze checklist van elf fraude-voorkomende maatregelen helpen we je om dit voor te zijn.

1. Zorg voor de juiste bedrijfscultuur

Met een eerlijke, open en betrokken cultuur beperk je de kans op fraude in je onderneming.

2. Trek betrouwbare werknemers aan

Dit ga je na door cv’s te checken. Het is ook verstandig een verklaring van goed gedrag te vragen.

3. Minimaliseer fraudemogelijkheden zoveel mogelijk

Ten eerste beperk je fraudemogelijkheden met voldoende interne controle en toezicht. Let er daarnaast op dat de leiding van je organisatie het goede voorbeeld geeft.

4. Waarschuw je medewerkers voor frauderisico’s

Maak je medewerkers bewust van de interne en externe frauderisico’s.

5. Zorg voor een positieve werkomgeving

In een positieve werkomgeving is sprake van inspraak, coaching en beloning naar prestatie. Daarbij is het belangrijk dat het management eerlijkheid en transparantie hoog op de agenda heeft staan.

6. Voer een gedragscode in

Stel een gedragscode op voor je medewerkers waarin je duidelijk aangeeft wat je onder fraude verstaat en dat je dat niet tolereert. Voor een succesvolle gedragscode is het belangrijk dat je deze permanent bewaakt.

7. Goede interne controles

Wijs een persoon of afdeling aan die verantwoordelijk is voor een adequate interne controle. Stel richtlijnen en procedures op en zorg voor een transparante controle van de cijfers. Van essentieel belang is wel dat de cultuur van de organisatie ruimte biedt voor controles. Daarnaast moet je de privacyregels van de AVG aanhouden. Zorg dat medewerkers signalen van fraude kunnen melden bij de fraudecontroleur of afdeling fraudecontrole zonder dat ze bang hoeven te zijn dat ze daar nadeel van ondervinden. Maak een protocol om op een juiste en vaste manier met meldingen om te gaan. Instrueer de fraudecontroleur of afdeling fraudecontrole ook om goed te kijken of een melding wel terecht is en geen persoonlijke wraakoefening.

8. Voorkom samenspanning

Maak eventuele samenspanning door medewerkers zo moeilijk mogelijk door functies binnen de organisatie strikt te scheiden. Bewaak daarnaast de bevoegdheden tot fiattering en ken deze zorgvuldig toe. Hanteer ook een strak beleid voor persoonlijke wachtwoorden en toegangscodes. Controleer regelmatig of medewerkers geen gebruik maken van elkaars wachtwoorden en ga dit tegen.

9. Kijk naar externe contacten

Je medewerkers kunnen bij fraude ook samenwerken met externe contacten. Let daarom ook op deze contacten en loop regelmatig de transacties van je organisatie na.

10. Controleer proactief

Ga niet pas controleren als de fraude al heeft plaatsgevonden, maar wees fraude voor. Zorg daarvoor dat uw personeel voldoende geïnstrueerd en opgeleid is om fraude te ontdekken of schakel een gespecialiseerd bureau in.

11. Zorg voor passende sancties

Te zacht straffen moedigt personeel juist aan om te frauderen. Vraag juridisch advies over geschikte sancties.