Voorkom inefficiënte vergaderingen
Je zult vast wel eens het gevoel hebben dat bepaalde vergaderingen zonde zijn van je tijd. De aandachtspunten in dit artikel helpen je op een rij te zetten wat beter kan bij inefficiënte vergaderingen. Je kunt de vragen beantwoorden en op basis daarvan kijken welke acties nodig zijn.
Doel en nut vergadering
- Is er een duidelijke, actiegerichte doelstelling voor de vergadering? Dit is niet gelijk aan een duidelijke agenda!
- Welke resultaten moeten er zijn aan het einde van de vergadering? Wat zijn de knopen die doorgehakt moeten zijn?
- Kunnen de deelnemers in minder dan een halve minuut aangeven wat de toegevoegde waarde is van de vergadering?
- Wat zijn de resultaten sinds de vorige vergadering? De verantwoordelijken moeten dit helder en duidelijk kunnen aangeven.
- Houden de deelnemers zich aan de doelstelling van de vergadering of zijn ze alleen aanwezig vanwege hun eigen doelstellingen?
Deelnemers
- Zijn steeds dezelfde personen bij de vergadering aanwezig?
- Komen deze mensen ook veel bij andere vergaderingen? Bij ja: wat is hun rol en positie in die vergaderingen en is de aanwezigheid van deze deelnemers echt noodzakelijk?
- Bepaal op basis van het voorgaande wie de vergadertijgers zijn in uw organisatie en vraag of ze eens een tijdje bij minder vergaderingen aanwezig willen zijn.
- Moeten alle deelnemers wel de hele vergadering aanwezig zijn of is het ook mogelijk dat mensen alleen voor één agendapunt deelnemen aan de vergadering?
- Welke vakgebieden moeten aanwezig zijn bij de vergaderingen?
- Verandert de vergadergroep vaak van samenstelling?
- Komen er alleen managers bij de vergadering of ook andere medewerkers?
- Is er voor de voorzitter gekozen vanwege zijn autoriteit en plaats in de hiërarchie of zijn kennis en kunde? Reden twee verdient natuurlijk de voorkeur.
- Is de voorzitter niet te dominant, waardoor deelnemers onvoldoende hun mening geven?
Meningen en variatie
- Kunnen de deelnemers zonder vervelende gevolgen hun mening uiten?
- Zijn altijd dezelfde mensen aan het woord?
- Is er voldoende spreektijd voor iedereen of is er juist sprake van teveel spreektijd?
- Zijn er ook deelnemers aanwezig die niet te diep in een onderwerp zitten en daardoor zaken aan de orde kunnen stellen waaraan anderen in de groep niet hebben gedacht?
Frequentie en beslag op arbeidsuren
- Wat is het aantal uren per week, maand en jaar dat de werknemers in je organisatie in totaal vergaderen?
- Wat kosten de vergaderingen je organisatie in geld?
- Leveren de vergaderingen voldoende op als je kijkt naar de kosten?
Vergaderpunten en notulen
- Leg een aantal agenda’s van vergaderingen naast elkaar en vraag je af over welk deel van de vergaderpunten je wel en niet zou moeten vergaderen. Dit levert je een beeld op van de effectiviteit van de vergaderingen.
- Zijn de notulen uitgebreid met teveel details of zijn ze beknopt met een duidelijk overzicht van de acties en afspraken?
- Leest iedereen de notulen?
- Bewaken de voorzitter en de deelnemers de voortgang van de vergadering voldoende?
- Staan bepaalde punten te lang op de actielijst? Zo ja, neem er dan direct een besluit over.